Vous avez une to-do-list à n’en plus finir ? Vous vous sentez fatigué(e) et découragé(e) devant tout ce qui vous attend chaque jour ? Alors comment gérer efficacement sa to-do-list ? Nous avons toutes et tous de nombreuses tâches quotidiennes et mille choses auxquelles il faut penser. Une “to-do” bien organisée et maitrisée peut vous aider à améliorer votre productivité en réduisant le stress. Voici 6 conseils pour optimiser et gérer efficacement votre liste de tâches et ainsi devenir plus efficace.
1. Définissez vos objectifs avec la Méthode SMART
Connaissez-vous la méthode SMART ? Elle consiste à se définir des objectifs bien précis et réalisables.
Chacun de vos objectifs doit donc être : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, et Temporellement définies 🎯
Prenez donc le temps de bien les définir, en respectant chaque point, pour gagner en clarté sur ce que vous voulez atteindre.
2 . Priorisez vos tâches avec la Matrice D’Eisenhower
Une fois vos objectifs définis, il va falloir poser concrètement les actions et les tâches qui vous permettront de les atteindre.
Pour gérer efficacement sa to-do-list, on commence par lister toutes les tâches à accomplir. Le but premier est de tout poser par écrit pour vous libérer l’esprit. Ensuite, classez-les par ordre d’importance (pour vous) et d’urgence sous forme d’une matrice. 📌
Prioriser les tâches en 4 catégories :
- Important et Urgent : l’action doit être réalisée rapidement par vous-même
- Non important et Urgent : l’action doit être réalisée rapidement mais elle peut être déléguée
- Important et non Urgent : à planifier pour plus tard
- Non important et non urgent : doit-on vraiment conserver cette tâche ?
Ceci vous permettra d’avoir une vision claire des actions à mener de manière quotidienne et hebdomadaire pour atteindre vos objectifs. C’est un allié de taille dans votre gestion du temps.
3. Décomposez vos tâches complexes en sous-tâches
Pour les tâches plus complexes, qui nécessitent beaucoup de temps, de réflexion ou semblent compliquées, divisez-les en sous-tâches.
Parfois nous faisons l’erreur de créer une tâche trop vague qui nécessite beaucoup d’actions ou qui relève plus d’un projet. Il sera donc important de définir des sous-tâches plus petites et plus gérables. Cela sera d’autant plus motivant que vous arriverez à passer des étapes et donc à avancer. Au contraire d’une tâche trop importante que vous risquez de procrastiner.
Prenons l’exemple de travaux :
- Votre tâche est “Repeindre la chambre de Charlotte”. Elle sera potentiellement trop vague et trop importante.
- Si vous divisez en différentes sous-tâches : “Trouver de l’inspiration sur Pinterest” / “définir l’ambiance et les couleurs” / Acheter le matériel nécessaire” / “boucher les trous dans le mur” / Passer une sous-couche”…
Le but est le même mais vous aurez défini chaque étape et vous pourrez mesurer l’avancée à chaque tâche accomplie. Ce système est beaucoup plus motivant et gratifiant et permet de gérer efficacement sa to-do list !
4. Adoptez une routine quotidienne et hebdomadaire
Chaque jour, réservez un moment pour revoir et mettre à jour votre to-do list. Cela peut être le matin pour planifier votre journée et/ou le soir pour préparer le lendemain. 🕒
Cette planification quotidienne permet d’avoir une vision claire de sa journée et de ne pas s’éparpiller en tâches inutiles. Et si vous avez des doutes sur la pertinence d’une tâche à réaliser, reportez-vous à vos objectifs et à vos priorités.
Enfin, effectuez de même chaque semaine pour évaluer vos progrès, et réajuster vos priorités si nécessaire. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie. 📅
5. Utilisez des outils numériques
Ceci n’est pas une surprise, mais pour centraliser des informations, les partager et les mettre à jour en temps réel c’est bien plus simple avec des outils numériques !
Il existe de nombreuses applications et outils numériques pour gérer votre to-do list et votre organisation. Ces outils offrent des fonctionnalités de rappel, de collaboration et de suivi de la progression. 📱 Ils vous permettent de planifier dans le temps et surtout d’avoir une visibilité sur toutes les tâches effectuées ou à venir !
Si vous êtes encore très attaché(e) à vos carnets et agenda papier, je vous encourage à tester un outil pendant quelques semaines pour en voir les bénéfices. Et gérer efficacement sa to-do list n’en sera que plus simple.
6. Évitez la procrastination
Certaines tâches sont plus difficiles ou nous demandent plus d’effort. Ces tâches que l’on “redoute”, nous avons tendance à les procrastiner. Pour éviter cela, commencez votre journée par celle-ci. Cela vous donnera un sentiment d’accomplissement et rendra les tâches restantes plus faciles à gérer. 🚀
Vous pouvez aussi utiliser la méthode “Pomodoro” qui consiste à réaliser une tâche pendant 25 minutes, faire une pause de 5 minutes, puis recommencer pendant 25 minutes. Le fait de décomposer la tâche sur un temps limité permet de la rendre plus accessible.
Conclusion
Gérer efficacement sa to-do list demande un peu de discipline et de planification. En suivant ces étapes, vous pouvez améliorer votre productivité, réduire votre stress, et atteindre vos objectifs plus facilement. Le temps est une ressource précieuse donc s’organiser permet de mettre vos efforts au bon endroit au bon moment.
Si vous cela vous parait encore trop compliqué ou que vous avez du mal à prendre du recul sur votre situation, contactez-moi pour un appel découverte offert !